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La gestione documentale per il tuo business

La gestione documentale per il tuo business

Una gestione documentale intelligente rende efficiente il tuo lavoro e ti permette di migliorare le performance come mai prima d’ora.

gestione documentale business
20.12.2021
time Tempo di lettura 3 minuti

La gestione documentale è la modalità, ormai sempre più diffusa, per organizzare in maniera efficiente e paperless la creazione, archiviazione e gestione di ogni tipo di documenti, fiscali e non. Moltissime realtà, PMI, SOHO e professionisti, usano la gestione documentale paperless con l’obiettivo di superare il paradigma dell’archivio cartaceo o legato a sistemi IT superati e poco flessibili. Il web offre, infatti, molte altre possibilità.

Come funziona la gestione documentale

Un Document Management System (DMS) è un sistema web based, in cui i documenti in formato digitale (nativi digitali o dematerializzati), le informazioni e i metadati associati, possono essere archiviati all’interno di un sistema informatico, per favorire la team collaboration e la disponibilità immediata delle informazioni, in modo strutturato.

 

Grazie alle moderne soluzioni DMS, è possibile garantire l’opportuno livello di accesso alle informazioni in ottica GDPR, e il più efficace controllo della sua gestione attraverso un costante monitoraggio degli accessi e delle operazioni effettuate, dalla semplice lettura, alla modifica, al download.

 

L’aspetto collaborativo, che le soluzioni DMS enfatizzano, insieme alla capacità di snellire le attività e i flussi di informazioni, consente di ridurre sensibilmente errori e spreco delle risorse, realizzando time saving e cost saving.

 

Per realtà più complesse, l’uso del documentale viene accompagnato dalla possibilità di implementare un software per la gestione automatizzata dei processi aziendali (workflow), che consente una riduzione dei tempi del ciclo di lavoro, l’ottimizzazione della produttività, un miglioramento percepibile della qualità e reattività aziendale.

Le principali caratteristiche di un moderno DMS

Un DMS deve innanzitutto rispondere agli aggiornamenti normativi, nazionali ed europei, che prevedono la naturale evoluzione nella formazione, gestione e conservazione a norma dei documenti informatici. Si pensi alle recenti “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, con decorrenza 1° gennaio 2022, che aggiornano le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del CAD e che definiscono nuovi formati, standard e modalità di formazione dei documenti informatici.

 

Piuttosto che il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici (Determinazione n. 455 /2021 del 25/06/2021) relativo proprio alla Conservazione a norma dei documenti.

 

Dopo gli aspetti fondamentali legati alla normativa, vediamo quali sono le principali funzionalità che può garantire un moderno sistema per la gestione documentale:

 

· creazione di documenti nativi digitali;

· digitalizzazione di documenti originali cartacei;

· sistemi OCR per la scansione, riconoscimento e archiviazione automatica di documenti analogici e digitali;

· archiviazione evoluta della documentazione digitale;

· indicizzazione e classificazione per tipologia di documento, per facilitarne la ricerca;

· storicizzazione dei documenti archiviati;

· navigazione libera per titolario, fascicoli e sottofascicoli;

· creazione/accesso ai documenti con differenti livelli di autorizzazione;

· Plug&Play Token USB e smartcard di firma digitale;

· invio/ricezione messaggistica via Posta elettronica ordinaria o PEC;

· condivisione interna di documenti per uffici/gruppi di competenza;

· invio comunicazioni/documenti ad uso interno o verso clienti e fornitori;

· accesso ai documenti indicizzati anche tramite applicazioni smart (es. WebApp);

· conservazione a norma dei documenti digitali.

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INFOGRAFICA

I vantaggi che si ottengono dall’uso di una gestione documentale

Un software di gestione documentale è lo strumento che migliora la produttività e la competitività di un’impresa, aumenta la qualità del lavoro e rende più fluido il passaggio di informazioni, favorendo una condivisione immediata dei documenti con un conseguente risparmio di tempo.

 

Ecco quali sono i principali vantaggi della gestione documentale.

 

1. Grazie ai processi completamente paperless è possibile dematerializzare la produzione e gestione dei documenti, con riduzione del consumo di carta, nel pieno rispetto dell’ambiente

 

2. È possibile abbattere i costi legati all’archiviazione fisica della documentazione cartacea, evitando il mantenimento di archivi voluminosi.

 

3. Vengono ridotti i rischi di smarrimento o deperimento dei documenti per i quali sono richiesti, civilmente o fiscalmente, tempi lunghi di conservazione fisica.

 

4. Grazie alla conservazione digitale a norma dei documenti, viene garantita nel tempo la loro inalterabilità, integrità e disponibilità attraverso una semplice connessione web.

 

5. Attraverso la gestione documentale centralizzata digitale, è possibile ridurre i tempi di ricerca e di trasmissione dei documenti (si calcola che circa il 40% del tempo di ogni impiegato venga speso per archiviare e ricercare i documenti).

 

6. Permette agli utenti di condividere e lavorare ad uno stesso materiale contemporaneamente, eliminando la circolazione di duplicati e versioni incontrollate.

 

7. Grazie alla profilazione degli accessi, è possibile garantire il massimo grado di riservatezza delle informazioni.

 

8. Snellimento dei processi interni e dunque aumento dell’efficienza.

 

 

A ben vedere, i benefici della gestione documentale sono moltissimi e ai business che ancora non l’hanno fatto non resta che cogliere questa importante opportunità.

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