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Come fare una PEC: la tua guida pratica

Leggi qui come fare una PEC per dare pieno valore legale ai tuoi messaggi

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04.05.2021
time Tempo di lettura 3 minuti

A cosa serve la PEC (Posta Elettronica Certificata)

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un servizio che, grazie ad un insieme di strumenti tecnologici e informatici configurati e gestiti sulla base di una precisa normativa, conferisce pieno valore legale alla trasmissione di un messaggio e-mail da un mittente ad un destinatario come una tradizionale raccomandata A/R. Tutto questo, ovviamente, se la comunicazione avviene tra due caselle PEC. Dal punto di vista dell'utente finale, l’esperienza d’uso di una casella di posta elettronica certificata non si discosta da quella di casella di posta elettronica ordinaria; ciò che cambia sono i “meccanismi tecnologici” di comunicazione tra sistemi e l’introduzione del concetto di “certificazione tramite ricevute” scambiate dai Gestori PEC mittente e destinatario. La posta elettronica certificata, per essere tale, deve rispettare le specifiche tecnico-normative di riferimento emanate dagli organismi competenti che ne stabiliscono le caratteristiche, la validità legale e le modalità di utilizzo. Il servizio di PEC è sottoposto infatti alla vigilanza da parte di Agenzia per l’Italia Digitale – AgID.

Chi è obbligato ad avere una casella PEC? Le Pubbliche Amministrazioni e gli operatori finanziari per le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione in merito ad indagini finanziarie ma anche gli iscritti ad albi, professionisti ed imprese.

Come attivare e gestire una PEC

La procedura per creare una PEC è molto semplice ma richiede un passaggio ulteriore rispetto a quando si apre una casella di posta elettronica tradizionale.

Come è noto, i messaggi che si inviano e ricevono tramite la posta elettronica certificata hanno valore legale, per cui una delle fasi fondamentali durante il processo di attivazione è la verifica della documentazione e dell'identità del titolare della casella PEC.

Una volta registrato il nome della propria casella ed aver provveduto al suo acquisto, essa non diviene automaticamente attiva, occorre infatti comunicare una serie di dati riguardanti il titolare della casella e provvedere alla firma della documentazione necessaria.

Si può decidere alternativamente di stampare i documenti e rinviarli firmati via email oppure procedere online attraverso la firma digitale.

Quest'ultima soluzione consente di velocizzare il processo di verifica e quindi di ridurre i tempi di attivazione: dopo aver firmato digitalmente la documentazione la casella PEC sarà immediatamente attiva.

Come cambia l'ufficio tradizionale

La trasformazione dell'ufficio con il digitale

 

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I vantaggi di inviare fatture elettroniche tramite PEC

Il servizio di PEC consente di effettuare l’invio di documenti informatici con la "certificazione" dell’invio e dell’avvenuta (o mancata) consegna. Il servizio PEC permette:

 

  • semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro e riproduzione;

  • semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca;

  • facilità di invio multiplo, cioè a più destinatari contemporaneamente, con costi estremamente più bassi rispetto a quelli dei mezzi tradizionali;

  • velocità della comunicazione e consegna indipendente dalla presenza del destinatario;

  • possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni diverse da quella del proprio ufficio o abitazione (basta un qualsiasi dispositivo connesso ad Internet e un normale browser web), ed in qualunque momento grazie alla persistenza del messaggio nella casella di posta elettronica;

  • la presenza dei contenuti del messaggio originale nella ricevuta di avvenuta consegna;

  • integrità ed inalterabilità del messaggio trasmesso e ricevuto.

 

Ci sono molti gestori che offrono questo servizio. Tra cui TIM tramite Trust Technology

Come configurare la PEC su cellulare

Le caselle di posta elettronica certificata sono, per lo più, webmail. Questo significa che è possibile accedere per il login alla PEC da qualsiasi PC o smartphone, tramite browser web, ma anche scaricando l’apposita APP dagli store di Android o iPhone sul proprio smartphone o tablet per accedere alla posta elettronica certificata in modo da ricevere notifiche sulla posta in arrivo sul telefono in tempo reale e per rispondere o inviare mail usando la PEC. Per configurare la PEC sul cellulare bisogna trovare i parametri di configurazione per il servizio usato e impostarli nell'applicazione delle email. Su iPhone si può usare l'app delle email già presente. Si va in impostazioni -> Posta, contatti e calendari -> Aggiungi account, toccare su Altro e si compila i campi nome, indirizzo PEC, password. Su Android si può usare l'app delle email già installata. Sull'applicazione scelta, si aggiunge un nuovo account, si inserisce l'indirizzo e la password e poi i parametri dei server di Posta in entrata (POP o IMAP) e in uscita SMTP.

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