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Firmare documenti utilizzando Gmail è il Top

Firmare documenti utilizzando Gmail: come si semplifica il lavoro

Precisione, efficienza e velocità: questo è quanto richiesto a chi lavora oggi. Gmail viene in aiuto, elimina stampanti e scanner e permette di firmare digitalmente ogni documento.

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30.09.2021
time Tempo di lettura 3 minuti

Si può firmare un documento senza doverlo stampare prima?

Questa è la domanda che sempre più professionisti e impiegati in azienda si sono posti negli ultimi tempi, in cui il lavoro è diventato più fluido e spesso condotto in ambienti diversi dagli uffici tradizionali, sprovvisti di stampanti, scanner e ulteriori periferiche.

 

Gmail ha permesso che la risposta a questa domanda fosse sì, includendo all’interno delle sue funzioni quella di compatibilità e di interfaccia con applicazioni di gestione documentale, che consentono lo scambio online di documenti con valore contrattuale e legale.

 

Queste app costituiscono vere e proprie estensioni dei browser che supportano Gmail e, con questo servizio di posta elettronica, costruiscono un efficace “pacchetto digitale” in grado di sostituire gli ormai obsoleti hardware nell’acquisizione, nella firma e nella trasmissione di ogni tipo di documentazione.

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Firmare documenti utilizzando Gmail e in pochi click

Mai più fastidiose perdite di tempo con Gmail, che elimina stampanti, scanner e multifunzioni e le sostituisce con applicazioni altrettanto performanti, ma decisamente più veloci e smart.

 

A partire dall’installazione: è sufficiente cercare il nome dell’app di gestione documentale in qualsiasi web store, aprire Gmail, creare un collegamento e portare a termine il login, indicando le credenziali di Google. Con questi semplici passaggi la casella di posta elettronica acquisirà la nuova funzione in modo semplice e automatico.

 

Da quel momento, tutte le operazioni di firma avverranno all’interno di Gmail stessa: non sarà necessario, infatti, lasciare la casella di posta elettronica, scaricare il file e caricarlo su altri siti esterni per siglarlo; firmare un documento richiederà pochi secondi e il tempo risparmiato potrà essere dedicato ad altre esigenze lavorative.

 

Anche la modalità di visualizzazione dello strumento per firmare i documenti utilizzando Gmail è immediata e intuitiva: nel momento in cui la casella di posta riceve un allegato, insieme alla possibilità di scaricarlo, appare sull’interfaccia l’opzione “sign”.

 

La firma, che una volta acquisita può essere salvata per utilizzi futuri, può essere caricata nel sistema sotto forma di immagine (ciò significa catturarla con una fotocamera e condividerla digitalmente), oppure può essere tracciata ai piedi del testo muovendo il mouse.

 

Questo tool consente di apporre sia una firma per esteso, sia una sigla, ma non solo: concede anche la possibilità di inserire nei documenti caselle di testo e segni di spunta, molto utili nel caso si debba compilare un questionario.

 

Tutti i documenti firmati verranno sottoposti automaticamente a backup dell’account e le firme risulteranno valide e vincolanti nei termini di legge.

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Firmare documenti utilizzando Gmail è sicuro e creativo allo stesso tempo

Gmail, ospitando al suo interno le app per firmare digitalmente documenti e contratti, garantisce “in prima persona” la sicurezza del sistema: protegge, infatti, i dati sensibili e le informazioni riservate con sistemi di crittografia SSL, così come garantisce la perfetta archiviazione dei dati, che avviene all’interno di server di ultima generazione e certificati ISO 27001.

 

Protezione e affidabilità sono garantite anche nel caso in cui si debba raccogliere la sigla di più firmatari: le applicazioni per la gestione documentale ospitate da Gmail, infatti, consentono di gestire fino a venti richieste di firma contemporaneamente, con la possibilità che il documento sia validato da un firmatario alla volta, in qualsiasi ordine, oppure da tutto il gruppo nello stesso momento. Una volta completo di tutte le sigle richieste, il documento viene inviato ai destinatari automaticamente e correttamente, ovvero completo di tutte le firme richieste e necessarie.

 

In ogni caso, chi condivide il documento e ne richiede la firma, può tracciarne in tempo reale lo stato di avanzamento, in modo tale da sollecitare eventuali “ritardatari”, tenendo allo stesso tempo conto di chi ha già evaso la richiesta.

 

Le potenzialità non finiscono qui: infatti, le app per firmare i documenti, integrabili in Gmail, consentono di modificare in modo semplice e veloce i membri del team di lavoro, aggiungendoli o eliminandoli dalla lista di distribuzione. Allo stesso modo, altrettanto agilmente, possono essere personalizzati i documenti stessi, sui quali è possibile aggiungere loghi o altre caselle di immagine o di testo.

 

Insomma, firmare documenti utilizzando Gmail è un processo semplice e sicuro e allo stesso tempo molto personalizzabile.

 

Questa potenzialità può davvero cambiare la vita lavorativa dei tanti assistenti negli studi professionali, così come nelle aziende, che ormai lavorano sempre più da remoto, ma che rimangono sempre quotidianamente impegnati nello scambio di documenti, di contratti e di autorizzazioni con clienti e fornitori.

 

Infine, non è da sottovalutare il fatto che questo strumento conduce a una vera e propria evoluzione nell’ambito della sostenibilità ambientale, dal momento che elimina la necessità di stampare su carta i tanti documenti necessari nei processi lavorativi.

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