Cosa può fare una PMI con Google Workspace

Google workspace, con i suoi strumenti di collaborazione in cloud, è un elemento chiave per alleggerire l’operatività delle imprese. Ti sveliamo come.

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Qual è la portata del cambiamento che Google Workspace introduce nelle aziende di ogni dimensione? Tanto imponente è l’impatto quanto è semplice la definizione: la nuova suite di software e strumenti firmata Google segna un radicale cambio di paradigma non solo nei processi di cloud computing, ma anche nella possibilità di collaborazione da remoto. E, se l’immediatezza nel condividere informazioni è ormai un elemento cardine dei processi decisionali e organizzativi, l’innovativa piattaforma Google Workspace diventa, allora, un alleato strategico e determinante nella vita delle imprese.

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Google Workspace e cambio di rotta: perché?

Partiamo da lontano. Forse qualcuno ricorderà ancora l’ingresso dei personal computer negli uffici e nella vita di molti lavoratori, alla fine degli anni Ottanta del secolo scorso: i ridotti costi di produzione delle tecnologie e l’avvento delle interfacce grafiche avevano reso queste macchine davvero personali e intuitive nel funzionamento, i comandi erano finalmente rintracciabili in un menù e le operazioni iniziavano a realizzarsi nel tempo di un click. Proprio in questi anni i grandi sviluppatori investono notevolmente nello sviluppo software di automation e nella creazione di programmi elettronici performanti per specifiche funzioni, come quella di elaborare testi, di effettuare calcoli e di produrre presentazioni di dati.

 

Rispetto a questo scenario, gli ultimissimi anni di “conduzione tecnologica” segnano, invece, un’inversione di marcia: si sviluppa, infatti, l’idea che i software possano non essere trattati più come prodotti da installare sui singoli computer dell’azienda, ma che questi siano assimilabili a servizi e che, quindi, si possano alloggiare sulle macchine dei fornitori, che li offrono in abbonamento ai loro clienti. All’atto pratico, al cliente, ovvero alla PMI con i suoi dipendenti, basta allora collegarsi al web e utilizzare, per le proprie esigenze quotidiane di lavoro, applicativi già pronti, sempre funzionanti e aggiornati, completamente a disposizione in spazi di memorizzazione sicuri rispetto alla tutela dei dati e con una potenza di elaborazione massima, garantita dalle performance degli hardware offerti dal fornitore. Anche alla manutenzione dei software e ai necessari aggiornamenti periodici pensa il provider dei servizi, liberando ogni piccola e media impresa da ogni costo e onere connesso al ciclo di vita di un prodotto tecnologico.

 

Con le prime offerte di servizi singoli e, nello specifico, con la proposta di spazio di archiviazione per la condivisione di file, oltre che con i primi fogli di Google, sui quali più utenti possono collaborare da remoto per la stesura di un unico documento condiviso, nasce, dunque, il cloud computing, ovvero quell’ “archivio tra le nuvole che rende più facile la vita in terra”, come recita un interessante articolo pubblicato recentemente sul Corriere della Sera.

Google Workspace integra l’approccio cloud e punta sulla collaborazione

Facciamo ora un passo avanti: se i servizi si trovano sulla nuvola, il contratto con il fornitore è legato all’utente e non a una posizione fisica e ne deriva che gli utenti possono accedere al servizio da qualsiasi posto e con ogni dispositivo. Questo aspetto agevola notevolmente i processi aziendali e li rende talmente agili da reggere anche di fronte alle emergenze più impattanti, come quella che si è verificata nel marzo del 2020, momento in cui le realtà che si erano già dotate di suite come Google Workspace hanno potuto adottare, in tempi brevi e con modalità snelle, forme organizzate di remote working.

 

Il primo vantaggio del cloud computing, integrato in piattaforme informatiche come Google Workspace, è senza dubbio la possibilità di cooperazione e di condivisione in tempo reale di testi, documenti e dati: nello specifico questi possono essere redatti e analizzati con immediatezza e in forma collaborativa, attraverso i pulsanti di condivisione. Questi stessi testi, fogli di lavoro e presentazioni restano poi sempre accessibili sui diversi device per i membri di un medesimo team, ma anche per il personale esterno all'azienda. Inoltre, la stessa modalità di elaborazione dei documenti è altamente partecipativa: è possibile osservare le modifiche a un testo mentre gli altri utenti le digitano, fare domande attraverso la funzione commenti e si può anche comunicare con i partecipanti al momento di lavoro attraverso le chat integrate nell’area. Più addetti a uno stesso compito possono lavorare contemporaneamente e ogni modifica da loro apportata viene salvata automaticamente.

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Google Workspace: la piattaforma che cresce con la tua azienda

Google Workspace libera, allora, le aziende dal vicolo di dover acquistare programmi e di verificare la compatibilità di questi con le suite adottate da suoi collaboratori esterni, clienti e fornitori; al contrario, concede a tutti questi attori la possibilità di collaborare in modo fluido con l’ausilio dei medesimi strumenti di lavoro.

 

Se la trasmissibilità dei documenti è agevolata dall’ “invito a collaborare”, che sostituisce il vecchio comando “allega ad email” e che azzera ogni difficoltà di download e visualizzazione, allo stesso modo si semplifica l’archiviazione dei dati: gli aggiornamenti condivisi dagli utenti sono salvati in presa diretta in un drive, che permette a tutti i partecipanti all’area di lavoro di accedere alla versione più recente del documento. Anche i messaggi e-mail e quelli delle chat sono conservabili in un registro e gli utenti, attraverso l’impostazione a priori, hanno la possibilità di decidere per quanto tempo renderli disponibili. Inoltre, opzioni di sicurezza, configurabili in modo semplice e veloce dagli amministratori del sistema, consentono la protezione dei dati, salvaguardata maggiormente da sistema di verifica in due passaggi o dalla procedura Single Sign-On.

 

In ultima analisi, possiamo affermare con assoluta certezza che Google Workspace è la piattaforma ideale per tutte quelle realtà aziendali che desiderano poter lavorare in maniera comoda e agevolando la velocità di azione e la produttività. A maggior ragione, è la scelta più adatta a tutte quelle imprese che, semplificando i processi, desiderano accelerare costantemente la loro crescita.

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