Tutti sappiamo cos’è lo smart working, nessuno però sa con esattezza fino a quando lo si utilizzerà. Negli ultimi due anni i lavoratori di grandi, piccole e medie imprese, ma anche i dipendenti pubblici, hanno sperimentato un nuovo modo di lavorare da remoto che ha stravolto totalmente le loro vite.

Seppur a inizio pandemia si era adottata questa modalità solo per una momentanea necessità, con il passare del tempo si è cercato un modo per prolungare la sua permanenza anche a fine emergenza. Il motivo? Per la maggior parte dei lavoratori e delle imprese lo smart working è diventato parte della quotidianità e, grazie ai numerosi benefici che è in grado di apportare alla vita di ognuno, non sono più disposti a rinunciarci.

Cosa si intende con smart working semplificato? Lo smart working con procedura semplificata permette ai datori di lavoro di ricorrere a questa modalità lavorativa inviando solo una comunicazione telematica al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, senza l’obbligo di stipulare accordi individuali con i lavoratori.

La legge di conversione del decreto Riaperture (D.L. n. 24/2022) prevede una proroga fino al 31 agosto 2022 per l’utilizzo della modalità semplificata di attivazione dello smart working per i lavoratori del settore privato.

Inoltre, è stato prorogato lo smart working per alcune categorie di lavoratori, quelle cioè più a rischio, che fino al 31 agosto 2022 potranno ricorrere allo smart working “semplificato”, avendo la possibilità di sfruttarlo senza che però siano necessari veri e propri accordi tra datore di lavoro e dipendente.

Ma a chi facciamo riferimento quando parliamo di questa categoria? Ovviamente ci riferiamo a tutte quelle persone che rischiano di più per diversi fattori fisici come età, immunodepressione e svolgimento di terapie salvavita. In ogni caso, le parti sociali hanno chiesto che almeno per queste categorie lo smart working sia esteso fino al 31 dicembre 2022.

Sappiamo che il 31 luglio è comunque la data di scadenza dello smart working per i genitori di minori under 14, ma solo a condizione che il lavoro in sede sia possibile e che non ci sia un genitore non lavoratore nel nucleo familiare.

Allo stato attuale, a partire dal 1° settembre 2022 sarà possibile adottare lo smart working solo previo accordo scritto tra le parti. Questo dovrà essere siglato o all’assunzione, o in un momento successivo, ma senza questo il lavoro agile non può avere inizio. Una volta scaduto il periodo di proroga, quindi, bisognerà seguire le regole previste dal Governo e adottate dalla propria impresa.

E che ne è dello smart working nella pubblica amministrazione? Nel settore pubblico lo smart working semplificato si è concluso il 31 marzo 2022 per tutti i lavoratori, ad eccezione dei lavoratori fragili. Tuttavia, nella PA è comunque possibile svolgere lo smart working previa stipula di accordi tra le parti.

Qual è la posizione dei lavoratori nei confronti dello smart working? Nella maggior parte dei casi, il giudizio sul lavorare da casa è positivo. Secondo lo studio dell’Osservatorio Smart Working, i principali benefici riscontrati dai lavoratori sono:

Maggior equilibrio tra vita lavorativa e vita professionale, soprattutto perché si ha più tempo da dedicare alla vita privata.

Riduzione dei tempi e dei costi per gli spostamenti da reinvestire per coltivare i propri hobby e interessi; in media, il tempo risparmiato da uno Smart Worker lavorando da casa è di circa 60 minuti al giorno.

Aumento della motivazione e della soddisfazione nei confronti del proprio lavoro.

Altri benefici indiretti sono per esempio la riduzione del traffico e dello smog, con una diminuzione delle emissioni inquinanti stimata di circa 135 kg di CO2 all’anno per singolo individuo.

Accanto ai benefici, ci sono anche delle criticità che consistono principalmente nel mischiare i tempi dedicati al lavoro con quelli della vita privata e in un aumento dell’isolamento verso l’impresa, che viene percepita come assente e distante.

Le imprese sono state costrette a ricorrere allo smart working nel corso dell’emergenza sanitaria dovuta al Covid-19 e, nella maggior parte dei casi, si sono accorte dei benefici di questa nuova modalità lavorativa. Molte imprese hanno capito che il lavoro svolto in presenza poteva essere portato avanti, senza danni per la produttività, tranquillamente da luoghi diversi dall’ufficio.

Sempre secondo l’Osservatorio Smart Working, i vantaggi ottenuti delle aziende con l’introduzione del lavoro agile sono i seguenti:

·         Miglioramento della produttività lavorativa.

·         Riduzione dei costi per gli spazi fisici.

·         Netta riduzione dell’assenteismo.

Secondo lo studio, infatti, la produttività lavorativa durante lo smart working sarebbe aumentata del 15% per singolo lavoratore, con un incremento complessivo dei guadagni a livello nazionale che si aggira intorno ai 13,7 miliardi di euro.

D’altro canto, però, le imprese si sono anche rese conto che, per funzionare, il nuovo sistema di lavoro e produzione ha bisogno di una diversa organizzazione. Si deve iniziare a ragionare per obiettivi, rinunciando al concetto classico di controllo, ma accentuando il carattere di indirizzo, coordinamento e delega. Va premiata un tipo di leadership orientata ai risultati, più che alle modalità di esecuzione dei processi, che sia al contempo partecipativa e aperta alle novità, capace di far crescere i propri collaboratori.

Tutti i responsabili delle imprese sono coinvolti nella definizione dei nuovi standard di lavoro, in quanto si tratta di un fenomeno che riguarda tutti e non è appannaggio esclusivo del general management. Nello specifico, oltre alle risorse umane, le figure coinvolte nel processo sono: 

il responsabile della sicurezza, che dovrà rivedere procedure e raccomandazioni in un contesto nuovo e sconosciuto;

il responsabile legale, per la prevenzione e valutazione delle conseguenze che le iniziative aziendali possono avere nei confronti di tutti i dipendenti e stakeholders;

il responsabile degli immobili e dei servizi generali, al quale viene richiesto di suggerire e mettere in pratica azioni concrete per adeguare gli uffici esistenti alla nuova situazione.

Anche dal punto di vista delle imprese, emergono degli aspetti problematici che però sono facilmente risolvibili. Nello specifico, a ciascuna sfida corrisponde una possibile soluzione.

1. Assenza di socialità: durante la pandemia sono mancati momenti di scambio e condivisione tra i dipendenti di un’impresa, ma adesso che l’emergenza è terminata diventa più facile organizzarli. Inoltre, alternando tra lavoro da casa e lavoro in presenza, è possibile ovviare facilmente a questo problema.
2. Problemi di connessione: si tratta di una questione di cui lo Stato italiano è a conoscenza e per cui è stata messa in atto un’apposita strategia per la transizione digitale volta a portare la banda ultra larga in tutto il Paese grazie ai fondi stanziati dal PNRR, il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza.
3. Rischio eccessivo di call e chiamate prolungate al di fuori dell’orario di lavoro: sta ovviamente al buon senso di manager e responsabili di team tenere sempre conto delle esigenze e del benessere dei lavoratori, mettendoli al primo posto.

Alla luce di quanto visto finora, possiamo dire che lo smart working rappresenta una sfida ma anche una grossa opportunità per la stragrande maggioranza di lavoratori e imprese.

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