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Libero professionista e firma digitale online: perché è utile?

Perché per un libero professionista è utile usare la firma digitale online?

Commercialisti, avvocati, freelancer: tutti i vantaggi di avere una firma digitale online per il lavoro di tutti i giorni.

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23.07.2021
time Tempo di lettura 6 minuti

Il contesto normativo della firma digitale online

Le firme elettroniche sono disciplinate dal Regolamento UE 910/2014 (eIDAS) che ha introdotto significative evoluzioni nel contesto di riferimento, introducendo tra l’altro, per i Servizi Fiduciari, il principio del mutuo riconoscimento tra gli Stati membri delle soluzioni sviluppate.

 

Partiamo dalla definizione di firma elettronica (semplice) contenuta nel Regolamento Europeo eIDAS (art.3): “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”.

 

Oltre alle firme elettroniche cosiddette “semplici”, la cui efficacia probatoria è peraltro liberamente valutabile in giudizio, la normativa europea descrive ulteriori tipologie di firma elettronica:

 

- Firma Elettronica Avanzata (FEA)

- Firma Elettronica Qualificata (FEQ)

- Firma Digitale.

 

L’attenzione del Mercato, in tempi più recenti, si è focalizzata in particolare sul concetto e le tipologie di Firma Elettronica Avanzata per una serie di motivi che andremo a evidenziare e che, in casi specificamente individuati, garantiscono una maggiore semplicità di processo pur mantenendo un’efficacia probatoria assolutamente adeguata all’esigenza espressa.

 

Quando parliamo di FEA, è bene specificarlo, parliamo di ‘Processo di firma’, le cui caratteristiche (art. 26 Regolamento eIDAS) sono:

 

  • una serie di operazioni che garantiscono la connessione univoca della sottoscrizione al firmatario, abbinando univocamente e logicamente l’“identità elettronica” (es. caratteristiche biometriche della persona) e i “dati di firma”.

  • realizzata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo.

  • il collegamento ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati (integrità).

Un processo semplice e immediato

  • La Firma Elettronica Avanzata, rispetto alla Qualificata, non richiede l’emissione di un certificato di Firma Elettronica Qualificata.

  • Il processo di identificazione del firmatario viene realizzato attraverso strumenti e adeguate modalità, individuate dal proponente, rispondenti alle caratteristiche minime richieste da AgID. Non è necessario dunque l’intervento, in fase di identificazione, di un Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato (QTSP), come nel caso di rilascio della Firma Qualificata.

  • Non è necessaria la disponibilità di un dispositivo di firma e di un codice PIN da custodire.

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Efficacia probatoria della FEA

La FEA è valida nei rapporti fra le parti del contratto. Il proponente definisce le modalità di identificazione della controparte (che possono avvenire anche in modalità analogica, es. attraverso documento di riconoscimento), e le modalità organizzativo-tecnologiche per consentire l’utilizzo della soluzione secondo lo specifico contesto.

Riprendendo la normativa, in questo caso il CAD, il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata […], formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82. "Codice dell‘Amministrazione Digitale» (e successive modifiche), ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice Civile, ovvero l’efficacia probatoria della scrittura privata.

Sul tema della efficacia probatoria, va ricordato che, rispetto alla Firma Elettronica Qualificata, l’onere della prova in giudizio, relativa alla sottoscrizione di un documento con FEA, è demandato al sottoscrittore. In altre parole, è colui che ha apposto la Firma Avanzata a dover provare di aver firmato consapevolmente il documento.

Ambiti di applicazione della FEA

L’art. 21 del CAD specifica che tale tipologia di firma non può essere utilizzata per la sottoscrizione degli atti indicati all’art. 1350 c.c., in particolare gli atti aventi contenuto patrimoniale.

 

In tutti gli altri contesti immaginabili la soluzione FEA consente di realizzare soluzioni di Firma, siano esse integrate con contesti documentali di terze parti (integrazione applicativa), sia soluzioni di firma stand-alone, accedendo ad un portale web, in modalità cloud, grazie a workflow semplificati.

 

In altre parole, non dobbiamo pensare alla FEA come una firma ‘debole’ rispetto a quella Qualificata o Digitale ma come una soluzione che, sulla base di esigenze analizzate e validate, a cura del cliente, consente di dematerializzare i processi di firma senza mettere in campo l’operatività necessaria, soprattutto in fase di identificazione, del Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato (QTSP) e senza richiedere alla controparte di dotarsi di strumenti di firma ulteriori rispetto al processo semplificato che il proponente avrà messo a disposizione.

Firma elettronica avanzata e Liberi professionisti

Diciamo subito che la firma elettronica non è obbligatoria (come lo è invece la fattura elettronica) ma rende sicuramente i rapporti commerciali più semplici e più sicuri. Ricollegandoci a quanto detto nella conclusione del precedente capitolo, la controparte non è tenuta a dotarsi di ulteriori strumenti di firma. Quando un avvocato, un commercialista, un libero professionista in generale ha la FEA e ha uno scambio commerciale con un cliente o un fornitore, basta la sua firma, così da non obbligare la controparte a procurarsene una. Questo semplifica il rapporto, mette al sicuro sia lui, sia la controparte con la quale ha a che fare.
Un altro aspetto a favore della acquisizione di una FEA è la semplicità di utilizzo e la portabilità: come già detto precedentemente, un avvocato che si reca in tribunale o presso il cliente la può “portare” sul proprio smartphone, così come un commercialista può firmare un bilancio anche in mobilità, seguendo dei semplici passaggi in un percorso guidato sul proprio device.
Il Sistema di Interscambio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate richiede però che, sulla e-fattura, venga apposta la propria firma digitale, al fine di verificare l’identità del lavoratore e confermare la validità ed autenticità del documento inoltrato. È altresì obbligatoria per tutti i titolari di Partita IVA che collaborano, anche solo occasionalmente, con uffici comunali o regionali, scuole, ospedali pubblici, etc.

 

Ricordiamo, inoltre, che l’adozione della firma digitale è obbligatoria anche per poter partecipare a concorsi o bandi pubblici, per inoltrare autocertificazioni, per la richiesta di finanziamenti e la stesura di atti pubblici.

 

Per le Partite IVA che operano nell’ambito finanziario e/o contabile, la firma digitale è uno strumento essenziale. Essa è infatti necessaria per completare l’iscrizione al Registro dei Revisori Contabili e per le comunicazioni tra operatori finanziari ed Agenzia delle Entrate. Ne consegue che i sostituti d’imposta dovrebbero esserne in possesso.

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Firma Grafometrica e FEA mobile

La soluzione più conosciuta è quella Grafometrica: il sottoscrittore firma il documento apponendo la propria firma ‘autografa’ su un PAD/Tablet. Il sistema acquisisce i dati biometrici del firmatario (pressione, inclinazione del pennino, velocità di scrittura, ecc.) che vengono poi associati univocamente al documento.

 

Le ulteriori modalità sono sfruttano l’agilità dei dispositivi mobili e la disponibilità di un comune browser.

Il firmatario prende visione del documento elettronico generato automaticamente dal sistema, precompilato con i dati necessari inseriti e viene guidato alla firma il documento secondo le seguenti modalità:

 

  • con autenticazione tramite MoST (Mobile STrong Authentication); ovvero l’utente appone la firma chiamando un Numero Verde e digitando un codice di post-selezione visualizzato sulla pagina web;

  • con autenticazione tramite SMS, ovvero riceve via SMS un codice OTP da inserire in un apposito campo presente sulla pagina del sito web. Inserendo il codice OTP in una maschera a video appone a tutti gli effetti una firma elettronica.

In entrambi i casi, i dati caratteristici dell’operazione (Numero Verde chiamato + Codice di post-selezione oppure Numero di cellulare che riceve l’SMS + codice OTP) sono associati univocamente al documento in una modalità tale che non consente il riutilizzo e che permette di verificare che il documento non sia stato modificato dopo la firma.

Firma Sicura Mobile di TIM: come funziona?

Eseguire una FEA con la soluzione di TIM FIRMA SICURA MOBILE è molto semplice.

 

Il processo, nella sua modalità paperless, è il seguente:

  • il libero professionista genera il Contratto su un apposito Portale;

  • il Portale invia una e-mail automatica verso il Cliente, con il link al Contratto, affinché ne prenda visione;

  • la volontà di acquisto si perfeziona con l’apposizione, da parte del Cliente, di una firma elettronica attraverso l’inserimento, su una maschera a video, di un codice OTP pervenuto via SMS.

 

La firma del contratto viene registrata. Il contratto sottoscritto viene automaticamente inviato in Conservazione a norma di Trust Technologies (TIM).

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