Gestione fatture elettroniche: obblighi e benefici

Gestione fatture elettroniche, un obbligo e tanti benefici

L’argomento “gestione fatture elettroniche” è stato l’incubo di tante imprese. La realtà si è però rivelata migliore del previsto.

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Gestione fatture elettroniche e Agenda Digitale Italiana: un percorso verso l’eccellenza europea

Tra i principali cardini dell’Agenda Digitale Italiana, la “gestione fatture elettroniche” ha dapprima riguardato l’obbligatorietà di emettere fattura elettronica negli scambi con la PA. È solo dal 1° gennaio 2019 che l’obbligo ha riguardato anche le transazioni B2B.

 

Queste le principali informazioni da conoscere:

  1. A partire dal 1° gennaio 2019 sono obbligati all’emissione di fattura elettronica tutte le partite IVA ad esclusione di alcune categorie
  2. Dal 1° luglio 2019 l’emissione delle fatture digitali deve avvenire entro 15 giorni dalla prestazione professionale e deve essere registrata entro il 15 del mese successivo;
  3. Il formato non è più quello cartaceo ma digitale, il cosiddetto XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.
  4. Gli attori coinvolti sono 3: chi emette fattura; il Sistema di Interscambio (SDI); chi riceve la fattura (PA o Privato). L’SDI (gestito dall’Agenzia delle Entrate) è il sistema attraverso cui inviare la fattura digitale. Ha il ruolo di snodo tra gli attori interessati, ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi (verifica anche che il Codice Fiscale o la Partita IVA esistano davvero). Una volta superate le verifiche, la fattura arriva al destinatario finale.
  5. Per emettere fattura elettronica, il contribuente deve dotarsi di un software di fatturazione elettronica (da PC e/o app mobile oppure in Cloud) che gli permetta di creare il formato di file XML: i programmi di fatturazione elettronica contemplano in automatico questo passaggio.

 

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate, aggiornamenti puntuali con FAQ e novità.

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L’Italia prima in Europa per la fattura elettronica tra Privati

L’Italia è ad oggi l’unico Paese europeo ad avere introdotto l’obbligo della fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione e per parte del mondo B2B. Non si tratta di un’ingiustizia: la realtà è che l’evasione fiscale italiana rappresenta il 25% del totale europeo ed era quindi necessario porvi un freno.

 

Rispetto agli altri Paesi europei più digitalizzati, l’Italia ha dimostrato in questo caso di essere precursore di un fenomeno che, evasione fiscale o meno, si propagherà anche nel resto del continente, sull’onda di un’incessante trasformazione digitale.

 

Un’ulteriore spinta è stata quella della Direttiva 2014/55/UE che semplifica la partecipazione agli appalti pubblici transfrontalieri, rendendo obbligatoria l’accettazione di fatture elettroniche conformi allo standard europeo; l’obiettivo è quello di implementarne l’uso.

 

Altro elemento davvero interessante è che tra le aziende italiane che non erano obbligate ad emettere fattura elettronica, ben l’8% ha scelto di aderire volontariamente, percependo la necessità di procedere sulla strada della digitalizzazione e di non doversi così isolare in quella che sarebbe diventata la quotidianità per il mondo business.

Perché gli imprenditori evoluti hanno accolto con favore la fattura elettronica?

Qui di seguito e per punti, i benefici concreti della fatturazione elettronica per i Privati:

  • Diminuzione del tempo di esecuzione di ogni singola fattura

  • Miglioramento qualitativo nella circolazione delle informazioni: univocità dei dati, sicurezza delle informazioni trattate, riduzione degli errori nella gestione delle informazioni

  • Riduzione dei tempi di archiviazione e ricerca

  • Accelerazione della trasformazione digitale del sistema produttivo dell’Impresa

  • Spinta alla tendenza data-driven della supply chain

  • Miglioramento dell’analisi sistemica relativa a clienti/fornitori

  • Riduzione dei costi: secondo l’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, il risparmio si attesta tra i 5 e i 9 euro per ogni fattura elettronica verso PA e di 25/65 euro tra Privati. Tale risparmio deriva sia da una maggiore produttività del personale, tramite ad esempio l’eliminazione di attività di stampa e imbustamento e di gestione della relazione con la PA, sia da altre voci di risparmio legate in particolar modo all’eliminazione dei costi riconducibili all’impiego di materiali consumabili e all'eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo.

 

In generale, è stato riscontrato un miglioramento dell’efficienza, sia nel ciclo attivo (risparmio in termini di costi e di tempo), sia in quello passivo (risparmio in termini di costi e di tempo; aumento qualità; ottimizzazione dei processi).

 

Vale poi la pena fare un distinguo tra le PMI e le Grandi aziende: per queste ultime i benefici più significativi riguardano il monitoraggio dei crediti insoluti e la gestione fiscale; per le PMI, il miglioramento riguarda principalmente la contabilità analitica.

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