Quando si dice “videoconferenza di gruppo" si pensa subito a più persone attorno ad un lungo tavolo con un sistema di videoconferenza su grande schermo con uno più gruppi collegati a loro volta con noi in video. I grossi impianti di videoconferenza, legati alla prenotazione di una sala riunioni, hanno ormai lasciato il posto a monopostazioni come la Tandberg o ad applicazioni da PC.

Parlarsi in video è un modo semplice per poter comunicare una novità o prendere decisioni insieme anche se in sedi diverse, nella stessa città o meno, ma a distanza.

Quando si tratta di mettere insieme più persone in una riunione, è più economico e snello “incontrarsi dal proprio PC”, anche perché spesso si susseguono più riunioni una dietro l’altra e diventa difficile essere presenti a tutte se ci si deve spostare.

Anche l’audio conferenza è un altro modo per fare riunioni ma quando si è in tanti, parlarsi in crea spesso molta confusione e diventa difficile capire chi stia parlando di volta in volta. Vedersi migliora invece la comunicazione e permette anche di capire dall’espressione del viso quelle sfumature che andrebbero altrimenti perdute.

Con l’Emergenza Coronavirus e la diffusione del lavoro agile, le videoconferenze sono passate da ufficio-a-ufficio a casa-a-casa, diventando videoconferenze di gruppo in formato “arcipelago”: tante piccole figure che riempiono lo schermo, una videoconferenza di gruppo fatta da invitati distanti tra loro, ognuno a casa propria. Avere la fibra a casa non basta: è fondamentale un’applicazione professionale e performante.

Non se ne è mai parlato così tanto: Skype, Zoom e Teams sono in pole position nel mondo delle videochiamate e hanno spopolato anche tra i più giovani, affiancandosi o superando addirittura Whatsapp Video perché tanta è la voglia di vedersi tutti, e per ora Whatsapp arriva solo a 4 contemporaneità video.

Per il mondo business, mentre alcuni settori riprendono le attività, quelli legati al terziario continuano lo smart working da casa, lavorando e facendo riunioni anche numerose con le videoconferenze di gruppo, in particolare le multinazionali e le grandi aziende con più sedi.

Skype è stata la prima e la più usata dal pubblico consumer perché gratuita, con conversazioni illimitate, per poter videochiamare in tutto il mondo. Le aziende non utilizzano la versione gratuita (qualità media e protezione bassa), ma partono da quella chiamata Skype for Business, molto performante soprattutto per 2 persone o piccoli gruppi, anche se si possono fare videochiamate fino a 250 partecipanti. Si può scaricare su smartphone, su desktop o usare direttamente da browser. Inoltre, con Skype My Business, è possibile trasmettere una videoconferenza fino a 10000 partecipanti, l’ideale per organizzare meeting.

Una novità, almeno per il mercato italiano, è invece la californiana Zoom fondata nel 2011. Come Skype, si può usare scaricando l’app su smartphone, tablet e computer, oppure direttamente da browser. Esiste una versione gratuita, con il limite di 40’ (limite eliminato in Cina) e di 100 persone per le chiamate di gruppo, quella più usata dai giovani zoomer.

La soluzione a pagamento è quella ufficiale usata da chi fa didattica telematica (Scuole Pubbliche e Atenei) ed è anche usata dal governo americano e inglese. Ha un ottimo software per mostrare presentazioni, condividere lo schermo o una lavagna sulla quale scrivere, silenziare i partecipanti e creare vere e proprie lezioni in classe. Permette di invitare fino a 300 persone e di registrare meeting e vederli in un momento successivo. Un sistema di messaggistica può raccogliere le domande dei partecipanti e permettere al relatore di rispondere terminato il meeting.

Nonostante il successo, Zoom ha avuto dei seri problemi riguardo alla privacy: i dati degli utenti sono stati condivisi con Facebook senza che gli utenti ne fossero a conoscenza. Per la versione business in particolare, Zoom include una funzione che consente all’organizzatore di controllare se un partecipante sta facendo altre cose sul computer. A metà aprile, il sito investigative The Intercept ha dichiarato che le video di Zoom non usano crittografia end-to-end tra gli utenti e che la società potrebbe accedere ai meeting. E per finire, l’FBI è intervenuta segnalando uno zoom bombing, cioè l’irruzione di hacker e troll durante i meeting, che hanno venduto i dati degli utenti nel dark web, con il risultato che è arrivato lo stop dell’uso da parte di molti governi europei, Germania e Gran Bretagna in testa. Eric Yuan, CEO di Zoom, dopo essersi pubblicamente scusato, ha recentemente affermato che ha assunto un esperto di sicurezza per ovviare a questi problemi. Anche se forse un po’ in ritardo.

E concludiamo con Teams di Microsoft, con versione gratuita e a pagamento, quest’ultima ideale per i clienti business perché ha in più, rispetto alla versione free, la registrazione delle riunioni, le trascrizioni delle conversazioni e l’hosting di Exchange. Durante le conferenze, inoltre, è possibile effettuare pianificazioni, scrivere note e condividere file. La forza di Teams sta nella possibilità di creare “stanze” di chat per i diversi team, canali segreti da una parte e chat aperte invece all’intera azienda. In ogni chat è possibile aggiungere un calendario di pianificazione e associare ai diversi membri le attività da completare per un determinato progetto. Anche Teams ha avuto i suoi problemi durante lo smart working per l’emergenza Coronavirus: abituata a circa 20 milioni di utenti connessi, ha subito un’importante interruzione in tutta Europa per l’afflusso di nuovi utenti ai quali la piattaforma non era preparata.

Google, rispetto alle altre piattaforme, propone varie app di messaggistica, inserite in un pacchetto completo dal nome G Suite. Per le videoconferenze di gruppo ci sono Duo, Hangouts Chat e Hangouts Meet. La più utilizzata per il mercato business è sicuramente Hangouts Meet, integrata nelle caselle Gmail e nel Calendar. Quando si crea un evento, basta cliccare su "aggiungi conferenza" così che tutti gli invitati possono avere un link diretto a Hangouts. Il numero di utenti in contemporanea è di 250 persone, con live streaming per 100mila spettatori, registrazione delle riunioni e salvataggio della video in Google Drive. Il tutto, rigorosamente in HD.

E proprio in partnership con Google, è disponibile su TIM Digital Store il pacchetto di servizi G Suite TIM Edition, in promozione gratuita per 90 giorni, con tutti gli strumenti della G Suite di Google, video o audio conferenze in HD comprese.