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Firma Digitale e PEC con Gmail e Workspace

In che modo Gmail e Workspace consentono di gestire la visualizzazione delle mail di Posta Elettronica Certificata e la Firma Digitale? Scopriamolo insieme.

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04.05.2022
time Tempo di lettura 3 minuti

Cosa sono la Firma Digitale e la PEC e come ottenerle? Poiché oggi sono sempre più essenziali per le Pubbliche Amministrazioni, le PMI e le aziende, è bene chiarire la loro natura e la loro funzione.

 

La Firma Digitale è l'equivalente informatico della firma autentica, quella apposta con l’inchiostro sulla carta, e con questa condivide il medesimo valore legale.

 

Firma Digitale e PEC sono la stessa cosa? No, la PEC (Posta Elettronica Certificata) è il mezzo con il quale si attribuisce ufficialità e validità ai messaggi di posta elettronica e non ai documenti sottoscritti da una persona fisica. Con l’istituzione della PEC, infatti, lo Stato italiano ha voluto creare uno strumento comparabile alla “raccomandata con ricevuta di ritorno” sotto forma di messaggio di posta elettronica.

 

Il ricorso a questo espediente ha permesso a PA, professionisti, privati e imprese di trovare una comune modalità di formalizzazione delle comunicazioni, indipendente dagli altri standard internazionali, quali il S/MIME e il PGP: oggi, di fatto, tutte le aziende, le imprese individuali e i liberi professionisti iscritti ad ordini o collegi sono tenuti ad attivare il proprio indirizzo PEC, regolarmente protocollato presso il Registro delle Imprese, e a utilizzarlo per lo scambio di messaggi che hanno valore legale.

Come utilizzare la PEC su Google Gmail

Cosa c’entra la Posta Certificata con Google Gmail? La risposta è piuttosto intuitiva: essendo Gmail uno dei servizi di posta elettronica più utilizzati in Italia, come dimostra un recente confronto, ci si chiede se possa gestire anche le caselle di Posta Certificata. L’ideale sarebbe se Gmail, fruibile tramite web, client e app per tablet e smartphone, fosse polivalente anche nell’amministrazione di altre caselle di posta elettronica.

 

Per gli utenti sarebbe ottimale poter accedere alla propria PEC attraverso l’account Gmail o, almeno, ricevere una notifica nel momento in cui viene ricevuta una mail di posta certificata, visto che l’atto di ricezione imprime la validità legale al messaggio.

 

Proprio per accogliere questa richiesta, molti gestori di PEC consentono oggi di inoltrare i messaggi in arrivo su Gmail, in modo che se ne possa leggere il contenuto da questa unica casella. Questa funzione offre agli utenti il vantaggio di poter gestire un solo account di posta elettronica e non essere costretti a verificarne quotidianamente due.

Google Workspace per l’amministrazione della PEC e della Firma Digitale

Per amministrare la PEC e la Firma Digitale, un altro strumento molto utile è Google Workspace. Si tratta di uno spazio dove strumenti di lavoro separati si integrano tra loro per aumentare la produttività e supportare le aziende.

 

La vera svolta innovativa è rappresentata da TrustApp, un’applicazione sviluppata per gli amministratori delle suite Google, che integra i servizi di mail tradizionale con quelli PEC, offrendo allo stesso tempo la possibilità di conservare i documenti e di archiviarli elettronicamente, così come di firmarli in modo digitale. Installando TrustApp è possibile inviare e ricevere posta certificata senza dover far ricorso ad altri gestori o servizi esterni, ma concentrando tutte le funzionalità in un’unica piattaforma.

 

L’interfaccia grafica è quella di Gmail, familiare e in grado di fornire un’ottima esperienza di fruizione agli utenti. A livello di amministrazione del sistema, invece, un unico dominio permette di assegnare a ciascun utente un account PEC ed un dominio di Google Workspace, che saranno controllati centralmente dall’amministratore stesso.

 

Ulteriore vantaggio di questo servizio deriva dal fatto che, essendo integrato in Google Workspace, è in cloud ed è erogato in modalità SaaS: non necessita quindi dell’installazione di alcun software, né di aggiornamenti periodici, dal momento che è sempre allineato, in modo centralizzato, alla versione più recente.

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I vantaggi di Google Workspace

I vantaggi di Google Workspace sono davvero tanti e sono resi possibili principalmente da TrustApp. Quest'ultima, non solo è accessibile dal web, ma è anche compatibile con ogni tipo di device. È possibile provarla gratuitamente per 30 giorni dal momento della sua installazione (anche se la versione free consente solo l’accesso al modulo PEC) e offre l’opportunità di:

 

 

· inviare e ricevere messaggi di Posta Elettronica Certificata con Google Workspace;

· conservarli all'interno dell'account Gmail;

· impostare parametri personalizzati, pur mantenendo invariata la adattabilità di fondo con i principali provider italiani di Posta Elettronica Certificata;

· visualizzare gli allegati EML direttamente in Gmail.

·  selezionare file presenti nel proprio PC o smartphone e firmarli digitalmente - singolarmente o a gruppi – direttamente da Gmail e Google Drive, senza necessità di strumenti esterni.

· inviare file e documenti, direttamente da Google Drive, nell’ambiente integrato di Conservazione a norma certificato.

· verificare i propri documenti firmati e la loro validità, ma anche la validità di documenti esterni firmati da terzi.

 

 

In ultima analisi, Google Workspace e Gmail offrono un servizio estremamente efficiente ed eccellente per la gestione della firma digitale e della PEC, oggi due protocolli di comunicazione indispensabili tanto per le PMI quanto per le grandi imprese.

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